Information et documentation — Gestion des fonds et collections pour les archives et les bibliothèques

ISO/TR 19814:2017 fournit des recommandations relatives à la planification, à la mise en ?uvre, à l'entretien et à l'amélioration de la conservation des fonds et collections d'archives et de bibliothèques sous les formes suivantes:

- recommandations relatives à la planification de la conservation et à la gestion continue des fonds et collections physiques d'archives et de bibliothèques;

- procédures de gestion des fonds et collections dans les magasins, salles de recherche et de lecture et installations de conservation-restauration, et lors de leur exposition et de leur transport;

- recommandations relatives au choix de contenants et de conditionnements appropriés pour les fonds et collections d'archives et de bibliothèques.

ISO/TR 19814:2017 s'applique à la conservation des fonds et collections physiques des archives et des bibliothèques d'institutions de toutes tailles. Il s'applique à tous les fonds et collections qui sont conservés par une institution, c'est-à-dire aussi bien aux fonds ou collections qui lui sont propres qu'aux dépôts ou prêts effectués par d'autres institutions. Certaines informations relatives aux collections numériques, qu'elles soient nativement numériques ou numérisées à des fins de conservation-restauration, y sont incluses à titre de référence.

ISO/TR 19814:2017 s'applique également aux fonds et collections qui sont gérés par des organismes publics.

La présente recommandation s'adresse aux fonds et collections qui sont conservés dans une perspective d'utilisation à long terme.

Les fonds et collections destinés à un usage à long terme doivent être gérés de manière à atténuer les nombreux risques qui peuvent être à l'origine de pertes, y compris de pertes majeures qui peuvent aller des incendies et inondations au vandalisme et au vol, et jusqu'à l'instabilité des matériaux, y compris le film acétate et le papier acide. La gestion des fonds et collections aborde les risques selon une approche globale. Il est admis que des compromis, basés sur l'ampleur des fonds et collections d'archives et de bibliothèques concernés, entre autres facteurs, sont nécessaires. Il est possible de gérer ces compromis lorsque les critères d'utilisation, de valeur et de vulnérabilité des fonds et collections et l'expertise et les bonnes pratiques dans différents domaines sont intégrés dans le processus décisionnel.

ISO/TR 19814:2017 traite spécifiquement des opérations nécessaires à la gestion de l'environnement des fonds ou collections, qui concernent la politique et le plan de conservation de l'institution. Sont ainsi inclus la surveillance de la stabilité climatique, la maîtrise de l'exposition à la lumière, les mesures préventives de propreté et le nettoyage des magasins.

ISO/TR 19814:2017 n'aborde pas le traitement de conservation-restauration des différents documents qui composent les fonds et collections.